Vorwort
In unserem Unternehmen werden Daten verarbeitet, gespeichert und gesendet, für die wir ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten. Dies gilt für Daten von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern genauso wie für eventuelle Mitarbeiterdaten. Denn Datenschutz ist Schutz der Person. Es ist für uns die Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen, die Persönlichkeitsrechte und die Privatsphäre jedes Einzelnen zu wahren. In unserem Unternehmen gelten strenge Voraussetzungen für die Verarbeitung persönlich bezogene Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Diese entsprechen den Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Datenschutzanpassungsgesetz 2018. Wien, im August 2022
1. Verarbeitung persönlich bezogener Daten
Unter persönlich bezogenen Daten verstehen wir Informationen zur Identität betroffener Personen, wie beispielsweise deren Namen, E-Mail-Adresse oder Postanschrift. Betroffene Personen sind jene, deren persönlich bezogene Daten wir verarbeiten.
1.1 Fairness und Rechtmäßigkeit
Bei der Verarbeitung persönlich bezogener Daten werden wir die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen wahren. Persönlich bezogene Daten werden wir stets auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffenen Personen nachvollziehbaren Weise verarbeiten.
1.2 Zweckbindung
Die Verarbeitung persönlich bezogener Daten darf lediglich jene Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.
1.3 Sachliche Richtigkeit
Persönlich bezogene Daten sind richtig, vollständig und auf dem aktuellen Stand zu speichern. Wir treffen daher passende Maßnahmen, um sicherzustellen, dass nichtzutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.
1.4 Transparenz
Persönlich bezogene Daten erheben wir bei den betroffenen Personen selbst. Wir nehmen auch die Dienste gewerblicher Adressvermittler in Anspruch. Persönlich bezogene Daten verwenden wir im Rahmen der geschäftlichen Administration in unserer Buchhaltung, der Personalverwaltung und im Marketing.
1.5 Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Wir erheben persönlich bezogene Daten nur in dem Umfang, der für den angestrebten Zweck notwendig ist.
1.6 Löschung von Daten
Persönlich bezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder geschäftsprozessbezogenen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich sind, werden wir löschen. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen oder für eine historische Bedeutung dieser Daten, müssen wir die Daten weiter speichern, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde.
1.7 Vertraulichkeit und Datensicherheit
Für persönlich bezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Sie werden im persönlichen Umgang vertraulich behandelt. Im Rahmen unserer Möglichkeiten treffen wir angemessene organisatorische und technische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung.
2. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung persönlich bezogene Daten ist nur rechtmäßig, wenn eine der nachfolgenden Bedingungen vorliegt. Ändert sich der Zweck gegenüber der ursprünglichen Bestimmung, ist dafür erneut eine Rechtsgrundlage nachzuweisen.
2.1 Datenverarbeitung für eine vertragliche Beziehung
Persönlich bezogene Daten von betroffenen Interessenten, Kunden oder Partnern dürfen zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Vertrages verarbeitet werden. Dies umfasst auch die Betreuung der Vertragspartner, sofern dies im Zusammenhang mit dem Vertragszweck steht. Interessenten dürfen während der Vertragsanbahnung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben. Eventuell vom Interessenten geäußerte Einschränkungen sind zu beachten.
2.2 Datenverarbeitung zu Werbezwecken
Wendet sich der Betroffene mit einem Informationsanliegen an unser Unternehmen, wie beispielsweise nach Zusendung von Informationsmaterial zu einem Produkt oder einer Leistung, so ist die Datenverarbeitung für die Erfüllung dieses Anliegens zulässig.
2.3 Freiwillige Einwilligung
Die betroffene Person ist über die Freiwilligkeit der Angabe von Daten ausschließlich für Werbezwecke zu informieren. Von der betroffenen Person ist eine klare und deutliche Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten zu Werbezwecken einzuholen. Diese ist in jedem Fall zu dokumentieren. Bei einem Widerspruch durch die betroffene Person ist eine weitere Verwendung ihrer Daten für diese Zwecke unzulässig und sie müssen für diese Zwecke gelöscht oder eingeschränkt werden.
2.4 Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses
Die Verarbeitung persönlich bezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche, wie zur Durchsetzung von offenen Forderungen oder wirtschaftliche, wie zur Vermeidung von Vertragsstörungen. Eine Verarbeitung persönlich bezogene Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.
3. Mitarbeiterdaten
3.1 Datenverarbeitung für das Arbeitsverhältnis
Für das Arbeitsverhältnis verarbeiten wir jene persönlich bezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Bei der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dürfen persönlich bezogene Daten von Bewerbern verarbeitet werden. Nach Ablehnung sind die Daten des Bewerbers unter Berücksichtigung beweisrechtlicher Fristen zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat in eine weitere Speicherung für einen späteren Auswahlprozess eingewilligt.
3.2. Einwilligung in die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten findet aufgrund einer Einwilligung der betroffenen Person statt. Einwilligungserklärungen müssen freiwillig abgegeben werden. Unfreiwillige Einwilligungen sind unwirksam.
4. Übermittlung persönlich bezogener Daten
Eine Übermittlung von persönlich bezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens findet unter Beachtung der Datenschutzgesetze statt. Der Empfänger der Daten wird darauf verpflichtet, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden.
5. Rechte der betroffenen Person
Jede betroffene Person kann nachfolgende Rechte wahrnehmen. Ihre Geltendmachung ist unverzüglich durch den Verantwortlichen zu bearbeiten und spätestens innerhalb von 4 Wochen zu beantworten. Für die betroffene Person darf die Ausübung der Rechte zu keinerlei Nachteilen führen.
- Die betroffene Person kann Auskunft darüber verlangen, welche persönlich bezogenen Daten welcher Herkunft über sie zu welchem Zweck gespeichert sind.
- Werden persönlich bezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.
- Sollten persönlich bezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann die betroffene Person ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
- Die betroffene Person kann der Verarbeitung ihrer persönlich bezogenen Daten widersprechen. Insbesondere im Zusammenhang mit Direktwerbung hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen; dies gilt auch für das „Profiling“, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
- Die betroffene Person ist berechtigt, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist.
- Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen, wie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Verantwortlichen oder Dritter, müssen beachtet werden.
- Die betroffene Person hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten, wenn ihr schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.
- Die betroffene Person hat jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/).
6. Google Analytics/Universal Analytics
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7. Diverses
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8. Kontaktdaten des Verantwortlichen
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